قالب وبلاگ

 فهرست موضوعی آراء کمیسیون وحدت رویه - قسمت پنجم

 فهرست موضوعی

  عناوین مطالب به ترتیب حروف الفبا

ظ ـ رویه دفاتر اسناد رسمی

ع ـ فک و فسخ

غ ـ سرقفلی

ف ـ شهرداری

ق ـ گواهی امضاء

برای مطالعه بیشتر به ادامه مطلب مراجعه فرمایید .

------------------------------------------------------------------------------------------------------

ظ ـ رویه دفاتر اسناد رسمی

11 ـ مهلت 5 روز ذکر شده در ماده 52 قانون دفاتر اسناد رسمی شامل حق‌الثبت اسناد مالی و بدهی‌های ثبتی و مالیات نقل و انتقال نمی‌باشد.

در مورد سؤال دیگر دفترخانه مذکور مبنی بر این که (مطابق ماده 52 قانون دفاتر اسناد رسمی، واریز وجوه عمومی وصول شده از طریق دفاتر اسناد رسمی مهلت پنج روز در نظر گرفته شده است. آیا ماده فوق شامل کلیه هزینه‌های وصولی از جمله حق الثبت، بدهی بقایای ثبتی، مالیات نقل و انتقال و غیره می‌شود یا خیر؟)

بحث و بررسی لازم به عمل آمد و به شرح ذیل اظهارنظر گردید:

با توجه به دستورالعمل شماره 3472 /10 ـ 28/3/69 سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، حق‌الثبت اسناد مالی و بدهی‌های ثبتی قبل از تنظیم سند به موجب فیش‌های صادره توسط اصحاب معامله به بانک واریز می‌گردد و مالیات نقل و انتقال نیز طبق تبصره پنج ماده یک قانون وصول مالیات از اتومبیل‌های غیرسواری مصوب سال 1363 قبل از تنظیم سند به وسیله اصحاب معامله به حساب .وزارت امور اقتصادی و دارایی واریز و فیش پرداختی آن به دفترخانه ارائه می‌گردد. لذا موجبی برای وصول و یا واریز وجوه فوق‌الذکر برای دفترخانه متصور نمی‌باشد.

22 ـ در ستون ملاحظات ثبت مراتب عزل و یا فک رهن نیازی به امضاء دفتریار ندارد.

در خصوص سؤال دفترخانه 388 تهران بدین شرح (مراتب فک رهن و یا عزل وکیل که در ملاحظات ثبت دفتر قید می‌شود پس از امضاء سردفتر، آیا نیاز به امضاء دفتریار می‌باشد یا خیر؟) به شرح ذیل اتخاذ تصمیم گردید: «در مواردی که مراتب عزل وکیل و فک رهن در ستون ملاحظات ثبت مربوطه قید می‌گردد با توجه به ماده 18 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 و بند الف ماده 23 آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 نیاز به امضاء دفتریار ندارد».

29 ـ تنظیم اسناد برای شوهرخواهر و همسر برادر سردفتر

در خصوص سؤال دفترخانه 537 تهران بدین شرح (تنظیم اسناد برای شوهرخواهر و همسر برادر توسط سردفتر صحیح است یا خیر؟) به شرح آتی اظهارنظر گردید: «با توجه به قسمت اخیر ماده 53 قانون ثبت مسئول دفتر نمی‌تواند اسناد کسانی را که با او قرابت نسبی تا درجه چهارم یا سببی تا درجه سوم دارند ثبت نماید».

42 ـ مجوزی برای گرفتن اثر انگشت افراد باسواد به نظر نمی‌رسد.

در مورد دفترخانه32 تهران مبنی بر این که (آیا می‌توان به متعاقدین تکلیف نمود که همراه با اقرار به یکسانی ثبت با سند و امضاء متن سند و دفتر اثر انگشت سبابه دست راست خود را نیز در سند و دفتر باقی گذارند؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «نظر به این که ایجاد هر تکلیفی نیاز به قانون دارد و با توجه به ماده 67 قانون ثبت اثر انگشت مخصوص اشخاص بی‌سواد است، لذا برای گرفتن اثر انگشت از اشخاص باسواد مجوزی به نظر نمی‌رسد».

43 ـ نیازی به اخذ امضای متعاملین در ظهر قبوض حق‌التحریر صادره نیست.

در خصوص نامه دفترخانه 9 رشت مبنی بر این که (اخذ امضاء از اصحاب سند در ظهر قبوض حق‌التحریر لازم است یا خیر؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: با توجه به بند 477 مجموعه بخشنامه‌های ثبتی تا اول مهر 1365 و بخشنامه شماره 267 ـ س /2 ـ 22/1/1361 سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، دفاتر موظفند در قبال وجوه دریافتی قبض رسید صادر و تسلیم نمایند و در صورتی که در سند تنظیمی مراتب صدور و تسلیم قبض حق‌التحریر ذکر شده و به امضای اصحاب سند رسیده باشد نیازی به اخذ امضا در ظهر قبوض صادره نیست.

46 ـ تنظیم سند به استناد گواهی‌های حصر وراثت تا مبلغ موضوع در آن بلااشکال است.

در مورد نامه دفترخانه یک بیرجند بدین شرح (در گواهی‌های حصر وراثت که بعضاً میزان اعتبار آنها از مبلغ پنجاه هزار ریال تا دو میلیون ریال قید گردیده و اکنون اعتبار گواهی‌های مذکور تا میزان مبلغ 10 میلیون ریال می‌باشد آیا تنظیم سند موروثی به استناد گواهی‌های مذکور به چه صورت امکان‌پذیر است؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «نظر به این که در گواهی‌های حصر وراثت که بدون درج در روزنامه صادر می‌گردد میزان اعتبار کلیه گواهی‌های مذکور تا ده میلیون ریال افزایش پیدا کرده لذا در مواردی که مبلغ سند کمتر از ده میلیون ریال باشد تنظیم سند به استناد گواهی‌های حصر وراثت تا مبلغ مرقوم بلااشکال است».

62 ـ در خصوص اسنادی که در نسخ متعدد تنظیم می‌شود تفاوتی بین نسخه‌های سند وجود ندارد.

در خصوص سؤال دفترخانه 3 دلیجان بدین شرح (در خصوص اسنادی که در نسخ متعدد در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌شود کدام یک از نسخه‌ها باید به ارباب رجوع تسلیم شود؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «با توجه به ماده 21 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 تفاوتی بین نسخه‌های سند وجود ندارد و یک نسخه باید در دفترخانه بایگانی شود».

68 ـ ثبت اسناد در دفاتر باید با جوهر ثابت صورت پذیرد.

در مورد سؤال دفترخانه 66 رودسر بدین شرح (آیا نوشتن اسناد در دفاتر با خودکار یا روان‌نویس جایز است یا خیر؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «طبق بند 69 مجموعه بخشنامه‌های ثبتی تا اول مهر 65 ثبت اسناد در دفاتر باید با جوهر ثابت صورت پذیرد».

74 ـ اصلاح و توضیح متن اسناد و ذیل ثبت سند قبل از امضاء و تکمیل سند.

در خصوص سؤال دفترخانه 388 تهران بدین شرح (در صورت اشتباه در مبلغ اسناد در ثبت دفتر آیا امکان توضیح و اصلاح آن وجود دارد یا خیر و آیا در صورت اشتباه در ثبت مبلغ سند و توضیح و اصلاح آن، ملاک وصول حق‌الثبت مبلغ اولیه می‌باشد یا مبلغی که بعداً طی توضیح اصلاح گردیده است؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «قبل از امضاء و تکمیل سند با توجه به قسمت اخیر بند 69 مجموعه بخشنامه‌های ثبتی تا مهر 65 هرگونه اصلاح و توضیح در متن اسناد و ذیل ثبت سند بلامانع است و در خصوص قسمت دوم سؤال، ملاک وصول حق‌الثبت، مبلغ واقعی سند که مورد توضیح قرار گرفته می‌باشد مشروط به رعایت ماده 56 آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317».

75 ـ در ماده 23 قانون دفاتر وظایف دفتریار آمده است.

در مورد سؤال دفترخانه 16 فسا مبنی بر این که (آیا با توجه به ماده 30 و 29 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 دفتریار وظیفه تنظیم سند در دفترخانه را دارد یا این که دفتریار فقط وظیفه امضاء اسناد و تنظیم دفتر درآمد را دارد؟) به شرح آتی اظهارنظر گردید: «وظایف دفتریار همان است که در ماده 23 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 آمده است».

78 ـ تنظیم سند به شرط تعهد خریدار در مورد بدهی احتمالی آب و برق بلااشکال است.

در مورد نامه دفترخانه 115 ساری به شماره 41 ـ 21/8/80 مبنی بر این که (اگر استعلام از سازمان‌های آب و برق میسر نباشد و خریدار تعهد به پرداخت بدهی احتمالی آب و برق را نماید، تنظیم سند بلااشکال است یا خیر؟) به شرح آتی اظهارنظر گردید: «چنانچه به اظهار متعاملین به هر دلیل دریافت مفاصاحساب میسر نباشد و خریدار تعهد پرداخت بدهی احتمالی آب و برق را نماید، تنظیم سند بلااشکال است».

79 ـ الف: باید مشخصات قانونی در اسناد قید گردد.

ب: مصادیق ماده 51 قانون دفاتر اسناد رسمی مشمول حق‌الثبت نیست.

در خصوص سؤال دفترخانه 16 بیرجند بدین شرح (آیا درج کلیه مشخصات اشخاص در اسناد تنظیمی الزامی است یا خیر و این که در متن تعهدنامه‌ای که به منظور استخدام اشخاص تنظیم می‌شود و مبلغی به عنوان جبران خسارت و دیون و الزامات ناشی از تعهد ذکر شده است، آیا مبلغ مذکور مشمول حق‌الثبت است یا خیر؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «الف ـ مشخصاتی که قانوناً و ضوابط تعیین کرده باید در اسناد قید گردد. ب ـ چنانچه موضوع از مصادیق ماده 51 قانون دفاتر اسناد رسمی باشد، مشمول حق‌الثبت نمی‌باشد».

81 ـ تسلیم رونوشت اسنادی که به امضای سردفتر اصیل نرسیده با ذکر صریح جهات نقص بلااشکال است.

در مورد سؤال دفترخانه 9 رشت بدین شرح (آیا سردفتر کفیل رونوشت اسنادی را که به امضای سردفتر اصیل نرسیده است به ذی‌نفع تسلیم نماید یا خیر؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «با توجه به ماده 64 و 63 آیین‌نامه اجرایی قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317، تسلیم رونوشت چنین اسنادی با ذکر صریح جهات نقص بلااشکال است».

82 ـ در اسناد انتقال اجرایی مال صغیر (محکوم علیه) نیازی به کسب اجازه از رئیس دادگستری نیست.

در مورد سؤال دفترخانه 10 ملکان بدین شرح (در مواردی که حکم به انتقال اموال محجور و صغیر (محکوم علیه) از طرف دادگاه صالح و اداره اجرای ثبت صادر شود آیا نیازی به کسب اجازه کتبی رئیس دادگستری هست یا خیر؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «در مواردی که حکم دادگاه یا اداره اجرای ثبت برای انتقال مال صغیر (محکوم علیه) صادر شود نیازی به کسب اجازه از رئیس دادگستری نیست».

85 ـ تنظیم اسناد وکالت و رضایت از جانب قیم نسبت به سهم‌الارث صغار از دیه یا صلح و سازش نیاز به کسب اجازه از مدعی العموم دارد.

در مورد سؤال دفترخانه 26 شیروان بدین شرح (آیا تنظیم وکالت یا رضایت از طرف صغار توسط قیم نیاز به کسب موافقت اداره سرپرستی دارد یا خیر؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «در خصوص تنظیم اسناد وکالت و رضایت از جانب قیم نسبت به سهم‌الارث صغار از دیه یا صلح و سازش نسبت به مقصر یا محکوم علیه، کسب اجازه از مدعی‌العموم (دادسرا) به استناد ماده 1242 قانون مدنی مورد نیاز است».

86 ـ ‌قید شماره اشتراک آب، برق و گاز در سند خریداری ایرادی ندارد.

در مورد سؤال دفترخانه 113 تهران بدین شرح (در مواردی که اشتراک آب به نام فروشنده یا فروشندگان قطعات تفکیکی نمی‌باشد و در سند خریداری قبلی نیز ذکری از شماره اشتراک آب نگردیده آیا در این‌گونه موارد می‌توان در اسناد تنظیمی اشاره به شماره آب اشتراک یا با حق استفاده از آب مشترک را قید نمود یا خیر؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «نظر به این که آب و برق و گاز از توابع مسلم عرفی مبیع بوده و به استناد ماده 356 قانون مدنی داخل در مبیع است، لذا با احراز موضوع قید شماره اشتراک ایرادی ندارد».

93 ـ مطالبه و ملاحظه اصل گواهی‌های حصر وراثت و واریز مالیات بر ارث هنگام تنظیم سند قطعی ضروری است.

در مورد سؤال دفترخانه 86 خسروشهر بدین شرح (اگر در اسناد وکالتنامه شماره انحصار وراثت و گواهی‌های مالیات بر ارث ذکر شده باشد به استناد آن می‌توان سند انتقال قطعی تنظیم نمود یا خیر و مطالبه اصل آنها ضرورت دارد یا خیر؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «هنگام تنظیم سند قطعی و کلیه اسنادی که نیاز به گواهی حصر وراثت و مالیات بر ارث دارد مطالبه و ملاحظه اصل گواهی‌های حصر وراثت و واریز مالیات بر ارث ضروری است».

95 ـ وکیل می‌تواند در جهت انجام مورد وکالت نسبت به اخذ رونوشت یا فتوکپی مصدق اقدام نماید.

در مورد نامه جامعه سردفتران و دفتریاران استان کرمان بدین شرح (اشخاص با در دست داشتن وکالت رسمی از موکل خود در جهت انجام مورد وکالت حق دریافت رونوشت سند را از دفاتر دارند یا خیر؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «به استناد ماده 671 قانون مدنی و بند دو ماده 49 قانون ثبت، وکیل می‌تواند در جهت انجام مورد وکالت نسبت به اخذ رونوشت یا فتوکپی مصدق اقدام نماید».

98 ـ تنظیم هرگونه سند بعدی برای یک پلاک و در همان دفترخانه در مدت اعتبار پاسخ استعلام بلامانع می‌باشد.

در مورد نامه دفترخانه 26 ماهشهر بدین شرح (در هنگام تنظیم سند انتقال که دفترخانه از ثبت اسناد وضعیت پلاک را استعلام می‌نماید آیا برای تنظیم سند دیگری از جمله فروش اقساطی و رهن برای همان پلاک در مدت اعتبار استعلام مرقوم مجدداً باید استعلام نمود یا خیر؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «با توجه به بند 28 مجموعه بخشنامه‌های ثبتی تا اول مهر 1365، چنانچه تنظیم هرگونه سند بعدی برای همان پلاک و در همان دفترخانه باشد در مدت اعتبار پاسخ استعلام مربوطه بلامانع است».

99 ـ در وکالتنامه‌های بلاعزل درج درخواست موکل مبنی بر عزل وکیل در ملاحظات ثبت سند موردی ندارد.

در مورد سؤال دفترخانه 106 اصفهان بدین شرح (چنانچه در وکالتنامه‌هایی که ضمن عقد لازم موکل حق عزل وکیل را از خود سلب می‌نماید موکل با ارسال اظهارنامه و یا مراجعه حضوری اعلام عزل وکیل نموده و درخواست درج مراتب در ملاحظات ثبت سند را بنماید آیا دفترخانه مکلف به درج درخواست موکل در حاشیه ثبت سند می‌باشد یا خیر؟) بحث و بررسی لازم به عمل آمد و به شرح ذیل اظهار نظر گردید: «با توجه به ماده 679 قانون مدنی چنانچـه موکل ضمن عقد لازمی حق عزل وکیل را از خود سلب نموده باشد درج درخواست موکل مبنی بر عزل وکیل در ملاحظات ثبت سند موردی ندارد» .

102 ـ وکیل نمی‌تواند معتمد موکل بی‌سواد قرار گیرد.

در مورد سؤال دفترخانه 825 تهران مبنی براین که (در وکالتنامه کاری که موکل سواد ندارد آیا وکیل می‌تواند معتمد موکل جهت امضاء سند قرار گیرد ؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «با توجه به ماده 59 قانون ثبت، در اسناد وکالت وکیل نمی‌تواند معتمد موکل بی‌سواد قرار گیرد» .

103 ـ سردفتر حق تنظیم سند وکالت بدون حضور موکلین را ندارد.

در مورد سؤال دفترخانه 144 تهران بدین شرح (در مواردی که تعدادی از موکلین سند وکالت و ثبت دفتر را امضاء می کنند و تعدادی دیگر بر اثر اختلافات حاصله از امضاء سند وکالت و ثبت دفتر امتناع می ورزند تکلیف سردفتر چیست ؟) به شرح ذیل اظهار نظر گردید: «چنانچه همان زمان امضاء مراتب امتناع در ذیل سند قیدگردد نسبت به اشخاصی که ثبت و سند را امضاء نموده اند صحیح و نافذ می‌باشد و سردفتر با قید مراتب عدم امضاء سایر موکلین که از امضاء سند خودداری نموده‌اند در ذیل ثبت و سند مربوطه مبادرت به تکمیل سند می‌نماید بدیهی است سردفتر حق تنظیم سند وکالت بدون حضور موکلین را ندارد».

105 ـ زوجین حسب مورد در ضمن عقد خارج لازم با اقرارنامه یا توافق‌نامه یا رضایت‌نامه نسبت به اسقاط یا اضافه نمودن شرط یا شروطی به صورت مستقل از سند ازدواج در دفتر اسناد رسمی اقدام نمایند.

در مورد سؤال دفترخانه 727 تهران بدین شرح ( با توجه به این که زوجین به دفاتر اسناد رسمی مراجعه و تقاضای افزودن شروط به عقدنامه رسمی از جمله حق طلاق، انتخاب مسکن، شغل زوجه و غیره یا حذف بعضی از شروط مقرر در عقدنامه خود را می‌نمایند آیا تنظیم این گونه اسناد در دفاتر اسناد رسمی مجاز است یا خیر و در صورتی که مجاز باشد در قالب چه عقدی باید تنظیم و ثبت گردند ؟ ) به شرح ذیل اظهار نظر گردید: «با توجه به سؤال، مستنداً به ماده 1119 قانون مدنی و بند 151 مجموعه بخشنامه‌های ثبتی تا اول مهر ماه 65، زوجین حسب مورد در ضمن عقد خارج لازم با اقرارنامه یا توافق نامه یا رضایت نامه نسبت به اسقاط یا اضافه نمودن شرط یا شروطی به صورت مستقل از سند ازدواج مشروط بر این که خلاف مقتضای عقد نباشد در دفتر اسناد رسمی اقدام نمایند».

110 ـ در ستون ملاحظات ارزش معاملاتی تصریح می‌گردد.

در مورد پرسش دفترخانه 54 شهربابک بدین شرح ( در مواردی که قیمت مندرج در سند متفاوت با ارزش معاملاتی باشد آیا در دفتر درآمد و خلاصه معامله کدام یک از مبالغ باید درج شود ؟ ) به شرح ذیل اظهار نظر گردید: «در ستون مبلغ سند در دفتر درآمد بها و قیمت مورد معامله قید گردیده و در ستون ملاحظات، ارزش معاملاتی تصریح می‌گردد لکن در خلاصه معامله بهای مندرج در سند درج می‌شود».

112 ـ درج قیمت معاملات بر طبق اظهار و یا توافق و یا اقرار کتبی یا شفاهی طرفین معامله بلامانع است.

در مورد نامه جامعه سردفتران و دفتریاران استان آذربایجان غربی مبنی بر این که ( با توجه به رأی شماره 145 ـ 15/4/82 هیأت عمومی دیوان عدالت اداری آیا 1ـ دفاتر اسناد رسمی مجاز به درج قیمت معاملات بر طبق اظهار و توافق و اقرار کتبی یا شفاهی طرفین معامله می‌باشد یا خیر ؟ 2ـ در صورتی که قیمت طبق توافق طرفین در سند درج شود آیا اخذ حق‌التحریر برمبنای ثمن مندرج در سند خواهد بود یا ارزش معاملاتی اعلامی توسط دارائی ؟ 3ـ آیا اظهار و اقرار کتبی یا شفاهی متعاملین در خصوص شرایط و تعیین قیمت واقعی معاملات و درج آن در سند تنظیمی، از مصادیق مستندات قابل قبول دفاتر اسناد رسمی می‌باشد یا خیر ؟ ) به شرح ذیل اظهار نظر گردید: «الف ـ درج قیمت معاملات بر طبق اظهار و یا توافق و یا اقرار کتبی یا شفاهی طرفین معامله بلامانع است لکن اجبار متعاملین به ارائه مبایعه نامه و یا اظهار ارزش واقعی مبیع صحیح نمی‌باشد . ب ـ با توجه به ماده 58 آیین نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 حق‌التحریر برمبنای مبلغ مندرج در سند وصول می‌گردد . ج ـ اظهار یا اقرار کتبی یا شفاهی متعاملین در خصوص شرایط و تعیین قیمت معاملات و درج آن در سند تنظیمی، از مستندات قابل قبول می‌باشد البته رعایت حداقل مقرر در بند «ع» ماده یک قانون وصول برخی از درآمدهای دولت و مصرف آن در موارد معین مصوب 1373 ضروری می‌باشد».

147 د ـ دفاتر اسناد رسمی نیز می‌توانند مبادرت به استعلام نمایند.

آیا دفاتر اسناد رسمی در خصوص بندهای الف، ب و ج قانون تسهیل تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی مکلف به استعلام از مراجع مربوطه نمی‌باشد یا خیر؟ به شرح زیر اظهارنظر گردید: «با توجه به صریح ماده (2) مذکور قانون دفاتر اسناد رسمی نیز می‌توانند مبادرت به استعلام نمایند».

147 ز ـ در صورتی که امکان تعیین ارزش معاملاتی از طرف سردفتر میسر نباشد مکلف به استعلام می‌باشد.

در اجرای بند ج ماده (1) قانون تسهیل تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی در رابطه با ارزش معاملاتی املاک مورد معامله آیا دفاتر اسناد رسمی تکلیف به استعلام از وزارت امور اقتصادی و دارایی دارند یا خیر؟ به شرح زیر اظهار نظر گردید: «چنانچه سردفتر با استفاده از دفتر ارزش معاملاتی اعلام شده توسط وزارت امور اقتصادی و دارایی و یا غیر آن امکان تعیین ارزش معاملاتی به منظور اخذ حق‌الثبت را نداشته باشد مکلف به استعلام از وزارت دارایی جهت اعلام ارزش معاملاتی می‌باشد».

147 ه‍ـ تشخیص موضوع جهت ارجاع به سازمان‌های زیر مجموعه وزارت جهاد کشاورزی به عهده اداره‌های شهرستان مربوطه می‌باشد.

در مورد انتقال اراضی خارج از محدوده آیا دفاتر اسناد رسمی فقط از وزارت جهاد کشاورزی باید استعلام نمایند و یا از کلیه سازمان‌های قید شده از قبیل سازمان امور اراضی و سازمان جنگل‌ها و مراتع و آبخیزداری کشور باید استعلام نمایند؟ به شرح زیر اظهارنظر گردید: «دفاتر اسناد رسمی در خصوص انتقال اراضی خارج از محدوده موضوع بند (ب) ماده (1) قانون تسهیل تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی مکلفند از اداره جهاد کشاورزی شهرستان مربوطه استعلام نمایند و تشخیص موضوع جهت ارجاع به سازمان‌های زیر مجموعه وزارت مذکور بر عهده اداره جهاد کشاورزی شهرستان مربوطه می‌باشد».

150 ـ تنظیم سند رهنی برای کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی بلامانع می‌باشد.

در مورد سؤال اول دفترخانه 937تهران به شماره 98/937مورخ 29/1/85 بدین شرح (آیا تنظیم سند رهنی برای اشخاص حقوقی غیردولتی منع قانونی دارد یا خیر؟) بحث و بررسی لازم به عمل آمد و به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «براساس مقررات جاری تنظیم سند رهنی برای کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی بلامانع می‌باشد».

151 ـ وظیفه دفترخانه ملاحظه مدارک و مستندات لازم جهت تنظیم سند و احراز صحت آنها می‌باشد.

در مورد سؤال دوم دفترخانه مذکور مبنی بر این که (آیا صرف ملاحظه مدارک ابرازی متعاملین برای تنظیم سند کافی می‌باشد یا این که اخذ فتوکپی جهت ضبط در پرونده نیز الزامی می‌باشد؟) بحث و بررسی لازم به عمل آمد و به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «وظیفه دفترخانه ملاحظه مدارک و مستندات لازم جهت تنظیم سند و احراز صحت آنها می‌باشد و تکلیفی در نگهداری اصل یا فتوکپی مدارک ابرازی متعاملین، به استثنای مدارک مربوط به خدمت نظام وظیفه مشمولین ندارد». [19]

152 ـ ثبت ارقام و اعداد به صورت حرف به حرف و در قالب کلمات لازم و ضروری نبوده و دفترخانه در این مورد تکلیفی ندارد.

در مورد سؤال دفترخانه 204 باغبهادران به شماره 9 ـ 16/1/85 بدین شرح (مستنبط از ماده 56 قانون ثبت اسناد و املاک مصوب 1310 و طریقه اجرای صحیح مفاد ماده مرقوم در دفاتر اسناد رسمی کدام است؟) بحث و بررسی لازم به عمل آمد و به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «اولاً مفاد ماده 56 قانون ثبت اختصاص به گذشته‌های دور داشته که اسناد عادی را مراجعین جهت ثبت رسمی به مباشرین ثبت و مسئولان دفاتر ادارات ثبت اسناد ارائه می‌نمودند ولیکن امروزه که دفاتر اسناد رسمی موظفند اسناد را در اوراق مخصوص تنظیم و سپس در دفتر به ثبت برسانند ماده 56 فلسفه وجودی خود را از دست داده است، ثانیاً از سیاق عبارات ماده 56 این طور استنباط می‌شود که منظور آن است که مندرجات سند عیناً و بدون افزایش یا کاهش چیزی از آن از ابتدا تا انتهاء در دفتر به ثبت برسد نه آنکه اعداد و ارقام نیز به حروف تبدیل شوند، ثالثاً اگر اسناد حرف به حرف در دفتر به ثبت برسند دیگر کلمه‌ای تحقق نخواهد یافت و تنها حروفی که قابل قرائت نبوده و فهم و درک آن دشوار خواهد بود به جای خواهند ماند بنابراین با توجه به دلایل فوق‌الذکر کمیسیون به شرح زیر مبادرت به صدور رأی می‌نماید: ثبت ارقام و اعداد به صورت حرف به حرف و در قالب کلمات لازم و ضروری نبوده و دفترخانه در این مورد تکلیفی ندارد».

157 ـ دفترخانه می‌تواند به تعداد متعاملین اصول اسناد را تنظیم نماید.

 در مورد سؤال دفترخانه 4 خوانسار بدین شرح (با توجه به ماده 21 آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 آیا مطالبه بانک‌ها که دو نسخه یا سه نسخه از سند تنظیمی را مطالبه می‌نمایند وجاهت قانونی دارد یا خیر؟) به شرح زیر اظهارنظر گردید: «با توجه به ماده 21 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 اصول اسناد رسمی در صورت تقاضای متعاملین به تعداد آنها به انضمام یک نسخه برای نگهداری در دفترخانه تهیه خواهد شد، لذا به تعداد متعاملین دفترخانه می‌تواند اصول اسناد را تنظیم نماید در صورتی که بیش از تعداد متعاملین نیاز به اصول اسناد باشد دفترخانه می‌تواند مبادرت به صدور رونوشت و یا کپی مصدق نماید».

159 ـ غیر از اصل فیش‌های پرداختی حقوق دولتی، بایگانی اصل بقیه مدارک در دفترخانه لزومی ندارد.

در مورد سؤال دفترخانه 681 تهران مبنی بر این که (آیا اصول برگ کمپانی خودرو و مدارک هنگام تنظیم سند باید در دفترخانه بایگانی شود؟) به شرح زیر اظهارنظر گردید: «غیر از اصل فیش‌های پرداختی بابت مالیات نقل و انتقال و حق‌التحریر و حق‌الثبت، بایگانی اصل بقیه مدارک در دفترخانه لزومی ندارد».[20]

162 ـ کفیل دارای وظایف و حقوق دفتریار اصیل است.

در مورد سؤال دفترخانه 4 خوانسار بدین شرح (هنگام مرخصی دفتریار و نیز هنگام کفالت امور دفتریاری و قبل از تعیین دفتریار دائم، چه میزان از 15% متعلق به دفتریار کفیل است؟) به شرح زیر اظهارنظر گردید: «با توجه به ماده 17 آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 مبنی بر این که کفیل دارای وظایف و حقوق دفتریار اصیل است لذا تمامی 15% بند 2 ماده واحده قانون توزیع حق‌التحریر دفاتر اسناد رسمی مصوب 28/2/73 متعلق به دفتریار کفیل است».

172 ـ درج حقوق دولتی در ستون حقوق دولتی ضروری به نظر نمی‌رسد.

در خصوص سؤال دفترخانه 111 تهران مبنی بر این که (آیا بند 2 دستورالعمل شماره 3472/10 مورخ 28/3/69 ریاست محترم سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مبنی بر قید مبلغ حق‌الثبت در صدر و ذیل اسناد تنظیمی، ماده 53 آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب سال 1317 «مبنی بر درج مبلغ حق‌الثبت مأخوذی در دفتر در ستون حقوق دولتی» را نسخ نموده است؟) به شرح زیر اظهارنظر گردید: «با توجه به رویه جاری که حقوق دولتی در متن اسناد قید و عیناً در دفتر سردفتر ثبت می‌شود درج مجدد آن در ستون حقوق دولتی ضروری به نظر نمی‌رسد».

177 ـ انجام معامله توسط مالکین مشاعی به استناد سند مالکیت اولیه بلامانع است.

در مورد سؤال دفترخانه 81 اصفهان مبنی بر این که (چنانچه چند نفر ملکی را که دارای یک جلد سند مالکیت است مشاعاً خریداری نمایند و قصد انتقال آن را به غیر دارند آیا الزاماً باید هر یک برای خود سند مالکیت جداگانه اخذ نمایند و یا این که انتقال ملک مذکور با سند مالکیت فوق بلامانع است؟) به شرح زیر اظهارنظر گردید: «مستفاده از ماده یک قانون تسهیل تنظیم اسناد رسمی در دفاتر اسناد رسمی مصوب 25/4/85 در صورتی که پاسخ استعلام ثبت حاکی از مطابقت دفتر املاک با سند مالکیت باشد انجام معامله توسط مالکین مشاعی به استناد سند مالکیت اولیه بلامانع است».

ع ـ فک و فسخ

22 ـ در ستون ملاحظات ثبت مراتب عزل و یا فک رهن نیازی به امضاء دفتریار ندارد.

 در خصوص سؤال دفترخانه 388 تهران بدین شرح (مراتب فک رهن و یا عزل وکیل که در ملاحظات ثبت دفتر قید می‌شود پس از امضاء سردفتر آیا نیاز به امضاء دفتریار می‌باشد یا خیر؟) به شرح ذیل اتخاذ تصمیم گردید:

در مواردی که مراتب عزل وکیل و فک رهن در ستون ملاحظات ثبت مربوطه قید می‌گردد با توجه به ماده 18 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 و بند الف ماده 23 آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 نیاز به امضاء دفتریار ندارد.

66 ـ بدون تغییر مفاد سند در صورت فک رهن پلاک مورد وثیقه و جایگزینی آن با پلاک دیگر مشمول حق‌الثبت جدید مالی نخواهد بود.

در خصوص سؤال دیگر دفترخانه 480 تهران بدین شرح (در صورتی که بدون فسخ سند فقط از پلاک ثبتی مورد وثیقه فک رهن گردد چنانچه بعد از مدتی پلاک دیگری جایگزین پلاک قبلی در رهن بستانکار قرار بگیرد مورد مشمول حق‌الثبت است یا سند بی‌مبلغ محسوب می‌شود؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید:

در صورتی که فقط از پلاک مورد رهن و وثیقه سند تنظیم شده فک رهن به عمل آید و سپس پلاک دیگری صرفاً وثیقه همان دین قرار داده شود بدون تغییر در مفاد سند، چون حق‌الثبت مبلغ مندرج در سند قبلاً وصول گردیده، لذا مشمول ماده 123 قانون ثبت نبوده و دریافت حق‌الثبت جدید موردی ندارد.

136 ـ فسخ یا فک اسناد رهنی بانک‌ها که در ستون ملاحظات ثبت مربوطه قید می‌گردد مشمول حق‌الثبت نمی‌باشد

در مورد سؤال آخر جامعه سردفتران آذربایجان شرقی بدین شرح (آیا برای فک رهن و یا فسخ اسناد بانکی حق‌الثبت اخذ خواهد شد یا خیر؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «فسخ یا فک اسناد رهنی بانک‌ها که در ستون ملاحظات ثبت مربوطه قید می‌گردد مشمول حق‌الثبت نمی‌باشد».

141 ـ با تنظیم سند فروش اقساطی و قید مراتب فسخ مشارکت مدنی و فک رهن از مورد رهن سند نیازی به تنظیم اقرارنامه فسخی جداگانه نمی‌باشد.

در مورد سؤال دفترخانه 2 ملایر بدین شرح (در مواردی که بانک‌ها سهم‌الشرکه خود ناشی از قرارداد مشارکت مدنی را که املاکی را نیز در رهن دارند به صورت فروش اقساطی واگذار مینمایند آیا به هنگام تنظیم سند فروش اقساطی تنظیم سند اقرار نامه فسخی جداگانه و ارسال اطلاع نامه فسخی به اداره ثبت لازم است، یا قید مراتب فسخ مشارکت در ذیل سند فروش اقساطی کفایت می‌کند و در صورت لزوم تنظیم سند اقرار فسخی و ارسال اطلاع نامه فسخ به عهده دفترخانه تنظیم کننده سند مشارکت مدنی می‌باشد یا دفترخانه تنظیم کننده سند فروش اقساطی ؟) به شرح ذیل اظهار نظر گردید: «با تنظیم سند فروش اقساطی و قید مراتب فسخ مشارکت مدنی و فک رهن از مورد رهن سند مذکور نیازی به تنظیم اقرارنامه فسخی جداگانه نمیباشد و ارسال اطلاع نامه فسخی به عهده دفترخانه تنظیم کننده سند فروش اقساطی می‌باشد».

142 ـ ارسال اطلاع نامه فک رهن به اداره ثبت مربوطه ضروری می‌باشد.

در مورد سؤال دیگر دفترخانه 2 ملایر مبنی بر اینکه (در مواردی که فقط از مورد رهن قرارداد تنظیمی فک رهن به عمل میآید و سایر مواد قرارداد به قوت خود باقی می‌ماند آیا ارسال اطلاع نامه فسخی به اداره ثبت لازم است یا اعلام موضوع طبق نامه اداری کافی میباشد؟) بدین شرح اظهار نظر گردید: «در مواردی که فقط از مورد رهن قرارداد فک رهن به عمل می آید و قرارداد تنظیمی به قوت و اعتبار خود باقی است ارسال اطلاع‌نامه فک رهن به اداره ثبت مربوطه ضروری می‌باشد».

148 ـ حضور و امضاء نماینده متعهدله در اسناد تعهد فاقد وثیقه الزامی نمی‌باشد.

در مورد سؤال دفترخانه 332 تهران بدین شرح (آیا در مورد فسخ سند تعهدنامه دانشجویان که فاقد وثیقه ملکی است حضور نماینده دانشگاه جهت فسخ سند الزامی است یا خیر؟) بحث و بررسی لازم به عمل آمد و به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «نظر به این که در اسناد تعهد که فاقد وثیقه می‌باشند صرف اعلام متعهدله مبنی بر انجام تعهد از طرف متعهد و اخبار آن در ستون ملاحظات ثبت مربوطه کافی می‌باشد بنابراین حضور و امضاء نماینده متعهدله الزامی نمی‌باشد».

166 ـ فسخ و اقاله اسناد جهت استعلام از ادارات تکلیفی متوجه دفاتر اسناد رسمی نمی‌کند.

در مورد سؤال دفترخانه 332 تهران مبنی بر این که (فسخ قراردادهای اجاره قبل از اجرای تصویب قانون تسهیل تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی آیا نیاز به اخذ گواهی و مفاصاحساب از دارایی و بیمه دارد یا خیر؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «با توجه به بند (الف) رأی شماره 17524/43 ـ و ـ ر مورخ 1/7/85 کمیسیون وحدت رویه هنگام فسخ و اقاله اسناد جهت استعلام از ادارات تکلیفی متوجه دفاتر اسناد رسمی نمی‌باشد».

غ ـ سرقفلی

170ـ صلح حق سرقفلی توسط مستأجر به غیر، در اثنای مدّت نیازی به اذن موجر ندارد.

در مورد سؤال دفترخانه 108 تبریز بدین شرح (در معاملات مربوط به مصالحه سرقفلی آیا جلب رضایت مالک ملک، ضمن سند یا حتی سند علی‌حده تکلیف دفترخانه اسناد رسمی است یا خیر؟) به شرح زیر اظهارنظر گردید: «با رعایت مفاد ماده 6 قانون روابط موجر و مستأجر مصوب 1376 چنانچه در عقد اجاره حق انتقال به غیر از مستأجر سلب نشده باشد، صرفاً در خصوص قراردادهای استیجاری تابع قانون اخیر صلح حق سرقفلی توسط مستأجر به غیر در اثنای مدت، نیازی به اذن موجر ندارد».

ف ـ شهرداری

36 ـ موضوعیت ندارد.

در مورد سؤال دفترخانه 4 کاشمر بدین شرح (در تبصره اصلاحی ماده 74 قانون شهرداری‌ها قید گردیده دفاتر اسناد رسمی مکلفند قبل از انجام معامله از شهرداری کتباً مفاصاحساب نسبت به عوارض ملک مطالبه نمایند، آیا منظور از معامله منحصراً اسناد قطعی موردنظر است یا شامل اسناد شرطی ـ رهنی ـ اجاره و غیره هم می‌گردد؟) به شرح آتی اظهارنظر گردید: «اگر با تنظیم سند، مالک عین تغییر می‌کند مفاصاحساب موضوع تبصره ماده 74 شهرداری‌ها لازم است؛ در غیر این صورت، نیاز نیست».

40 ـ قید مدت اعتبار یا سلب حق نقل و انتقال در پایان کار مانعی برای تنظیم اسناد قطعی نیست.

در خصوص نامه دفترخانه 71 تهران بدین شرح (آیا با پایان کارهای مشروط که عبارتی مانند برای نقل و انتقال معتبر نمی‌باشد و پایان کارهایی که شهرداری در آنها مدت اعتبار تعیین می‌نماید می‌توان تنظیم سند انتقال نمود یا خیر؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: با توجه به اطلاق تبصره 8 ماده 100 قانون شهرداری‌ها و با در نظر گرفتن مفاد بخشنامه شماره 25/5 ـ 15/1/67 اداره کل ثبت استان تهران، دفاتر اسناد رسمی برای تنظیم اسناد قطعی مکلف به مطالبه و اخذ پایان کار می‌باشند و قید مدت اعتبار و یا سلب حق نقل وانتقال مالک از طرف شهرداری در گواهی‌های صادره منعی برای تنظیم سند قطعی نمی‌باشد.

69 ـ تشخیص معافیت مفاصاحساب عوارض شهرداری با مرجع مذکور می‌باشد.

در خصوص سؤال دفترخانه 8 گرمسار مبنی بر این که (آیا در هنگام انتقال اراضی دولتی، استعلام از شهرداری ضروری است یا خیر)؟به شرح آتی اظهارنظر گردید: «مطالبه مفاصاحساب عوارض شهرداری در موقع تنظیم سند لازم است و تشخیص و اعلام معافیت با مرجع مذکور است».

80 ـ موضوعیت ندارد.

در مورد سؤال دفترخانه 10 نقده بدین شرح (در انتقال اسناد واگذاری از طریق اداره کل مسکن و شهرسازی با توجه به این که مطابق ماده 75 و آیین‌نامه و تبصره‌های قانون اراضی شهری، اداره کل مسکن و شهرسازی از پرداخت هرگونه حقوقات دولتی نظیر حق‌الثبت و مالیات و مطالبات شهرداری معاف می‌باشد، شهرداری اعلام نموده است که در انتقال املاک واگذاری از سوی اداره کل مسکن و شهرسازی باید موافقت اداره شهرداری مطالبه شود که برای اخذ این موافقت شهرداری مبالغی از خریداران املاک دریافت می‌کند که ظاهراً مغایرت قانونی دارد سؤال این که در انتقال اراضی واگذاری از سوی سازمان مسکن و شهرسازی آیا نیاز به اخذ موافقت شهرداری می‌باشد یاخیر؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «چون عوارض شهرداری از جمله معافیت‌های مندرج در تبصره 2 ماده 11 قانون زمین شهری نمی‌باشد لذا در تنظیم چنین اسنادی اخذ موافقت شهرداری لازم است».

100 ـ افاده معنی پایان کار ساختمان یا عدم خلاف در گواهی یا پاسخ شهرداری برای تنظیم سند بلامانع می‌باشد.

در مورد سؤال دفترخانه 17 دورود بدین شرح (آیا صرف اجازه انجام معامله از طرف شهرداری‌ها بدون صدور گواهی عدم خلاف یا پایان کار برای انجام معامله قطعی ساختمان‌ها کافی است یا خیر؟) بحث و بررسی لازم به عمل آمد و به شرح ذیل اظهار نظر گردید: «با توجه به تبصره 8 ماده صد قانون شهرداری که از قواعد آمره است و دفاتر اسناد رسمی را هنگام انجام معامله قطعی ساختمان‌ها حسب مورد مکلف به ملاحظه گواهی پایان ساختمان یا گواهی عدم خلاف نموده است لذا تنظیم سنـد بـدون اخذ گواهی پایان ساختمان یا گواهی عدم خلاف در معامله قطعی ساختمان‌ها فاقد وجهه قانونی است، مع الوصف چنانچه در این موارد گواهی یا پاسخ شهرداری به نحوی از انحاء افاده معنی پایان کار ساختمان یا عدم خلاف را بنماید تنظیم سند توسط دفترخانه بلامانع خواهد بود».

108 ـ برای تنظیم سند اجاره نیازی به اخذ پایان کار نیست.

در مورد سؤال دفترخانه 370 تهران بدین شرح (برای تنظیم سند اجاره ملکی که سابقه سکونت داشته و پایان کار مسکونی دارد برای شغل آموزشگاه علمی یا مدرسه غیرانتفاعی، آیا نیاز به اخذ پایان کار اداری است یا خیر؟ و آیا باید مفاصاحساب تأمین اجتماعی هم دریافت نمود یا خیر؟) به شرح‌ذیل اظهار نظر گردید: اولاً با توجه به تبصره 8 ماده 100 قانون شهرداری برای تنظیم سند اجاره نیازی به اخذ پایان کار نیست و ثانیاً با توجه به ماده 37 قانون تأمین اجتماعی دریافت مفاصاحساب تأمین اجتماعی ضروری است .

132 ـ تکلیفی به اخذ مفاصاحساب عوارض شغلی به عهده دفاتر اسناد رسمی ملاحظه نمی‌گردد.

در مورد نامه دفترخانه 611 تهران مبنی بر اینکه (در خصوص اماکن تجاری و اداری جدید‌الاحداث آیا اخذ گواهی ماده 37 قانون تأمین اجتماعی و مفاصاحساب عوارض کسب و پیشه الزامی می باشد یا خیر ؟) به شرح ذیل اظهار نظر گردید: «با توجه به اطلاق مفاد ماده 37 قانون تأمین اجتماعی که در آن آمده است « دفاتر اسناد رسمی مکلفند در موقع تنظیم سند از سازمان راجع به بدهی واگذارکننده استعلام نمایند » لذا جدید الاحداث یا قدیمی بودن ساختمان تکلیف دفاتر اسناد رسمی را مبنی بر استعلام از سازمان تأمین اجتماعی ساقط نمی‌نماید. در خصوص اخذ مفاصاحساب عوارض کسب و پیشه، با توجه به تبصره ماده 74 قانون شهرداری‌ها و نیز مواد 28 و 30 قانون درآمد نوسازی مصوب 1348 تکلیفی به اخذ مفاصاحساب عوارض شغلی بر عهده دفاتر اسناد رسمی ملاحظه نمی‌گردد».

167 ـ تنظیم سند رسمی انتقال بدون گواهی پایان ساختمان یا عدم خلاف بلامانع است.

در مورد سؤال دفترخانه 111 تهران مبنی بر این که (با توجه به تبصره ماده (1) قانون تسهیل تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی مصوب 24/5/85، چنانچه بنا به درخواست متعاملین، دفترخانه از شهرداری در خصوص پایان کار استعلام نموده و شهرداری ظرف 20 روز پاسخی به شرح تبصره مذکور ارسال ننماید آیا با تصریح موضوع در سند (طبق قسمت اخیر تبصره ماده (1) قانون یاد شده) و تفهیم آن به خریدار (به شرح ماده 2 قانون مذکور) تنظیم سند بلامانع است؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: وفق ماده 2 قانون تسهیل تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی در صورتی که شهرداری ظرف مدت بیست روز از تاریخ صدور گواهی وصول تقاضا بدون ذکر علت و دلیل نسبت به صدور گواهی پایان کار و یا اعلام پاسخ اقدام ننماید. دفترخانه موظف است منتقل الیه را از آثار و تبعات سند تنظیمی مطلع نموده و نسبت به تنظیم سند رسمی انتقال بدون گواهی پایان ساختمان یا عدم خلاف اقدام نماید.

ق ـ گواهی امضاء

6 ـ شناسنامه ملاک احراز هویت برای کواهی امضاء

در خصوص این سؤال که (آیا در گواهی امضاء با کارت شناسایی می‌توان انجام گواهی امضاء نمود و اخذ شناسنامه الزامی است؟) به شرح زیر اعلام نظر شد: «با توجه به ماده 86 قانون ثبت اسناد و ماده 46 قانون ثبت احوال، فقط شناسنامه‌های جدید جمهوری اسلامی ایران ملاک احراز هویت می‌باشد.»

14 ـ بلامانع بودن گواهی امضاء تعهداتی که در آنها جبران خسارت ذکر شده است.

در خصوص سؤال دفترخانه 29 کرمانشاه تحت شماره 573 ـ 13/2/79 بدین شرح که (تعهدنامه‌هایی توسط ادارات و سازمان‌های مختلف برای انجام گواهی امضاء در اختیار اشخاص قرار داده می‌شود مبنی بر این که چنانچه متعهد به برخی تعهدات عمل ننماید مسئول جبران خسارت وارده می‌باشد، آیا چنین تعهدی قابل گواهی امضا است؟) بحث و تبادل نظر به عمل آمد و به شرح ذیل اتخاذ تصمیم گردید: «با توجه به ماده 12 آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 که تصریح دارد به این که «مقصود از نوشته‌های مالی نوشته‌هایی است که در آن به طور منجز پرداخت وجه نقدی از طرف امضاءکننده ضمانت یا تعهد شده باشد» با قید جملاتی از قبیل «در صورت تخلف از انجام تعهد جبران خسارت وارده را خواهم کرد» نوشته مالی محسوب نمی‌گردد و گواهی امضای این قبیل تعهدنامه‌ها بلامانع به نظر می‌رسد».

31 ـ گواهی امضاء ظهر قبض انبار وجاهت قانونی ندارد.

در خصوص نامه دفترخانه 6 آستارا بدین شرح (آیا ظهرنویسی و واگذاری قبض انبار گمرکی و یا گواهی امضاء مالک قبض انبار مبنی بر تحویل کالا به شخص دیگر جنبه مالی داشته و قابل گواهی امضاء است یا خیر؟) به شرح آتی اظهارنظر گردید: با توجه به بند 2 ماده 12 آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال 1354 گواهی امضاء هرگونه نوشته که جنبه مالی دارد ممنوع است. لذا گواهی امضاء ظهر قبض انبار وجاهت قانونی ندارد».

126 ـ سندی که مورد گواهی امضاء قرار می‌گیرد باید قبل از اخذ کپی مبادرت به امضاء توسط سردفتر گردد.

در مورد سؤال دفترخانه 727 تهران بدین شرح (آیا نسخه کپی سند گواهی امضاء شده که در بایگانی دفترخانه نگهداری می‌شود نیاز به مهر و امضاء سردفتر دارد یا خیر ؟) به شرح ذیل اظهار نظر گردید:«با توجه به ماده 12 آیین نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354، سندی که مورد گواهی امضاء قرار می‌گیرد باید قبل از اخذ کپی مبادرت به امضاء توسط سردفتر گردد».

127 ـ دفتر گواهی امضاء نیاز به امضاء سردفتر دارد.

در مورد سؤال دیگر دفترخانه مذکور مبنی بر این که (آیا امضاء سردفتر در دفتر گواهی امضاء ذیل هر گواهی امضاء الزامی است ؟) به شرح ذیل اظهار نظر گردید:«با توجه به این که امضاء سردفتر در ذیل ورقه که مورد گواهی امضاء قرار می‌گیرد الزامی می‌باشد به دلیل لزوم مطابقت اوراق با دفتر گواهی امضاء و مستفاد از ماده 18 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 نیز نیاز به امضاء سردفتر دارد».